Le rôle de la coordinatrice de mariage

En faisant appel à une coordinatrice de mariage, vous vous offrez la tranquillité et une aide précieuse pour votre grand jour. La coordinatrice de votre mariage sera votre bonne fée et aura à cœur de vous offrir, ainsi qu’à vos convives, une journée aussi fluide et agréable que possible. On vous parle ici du rôle de la coordinatrice (ou du coordinateur) de mariage.
 

GUIDER LES PRESTATAIRES

La coordinatrice accueille et guide vos divers prestataires (traiteur, musiciens, animateurs enfants, etc.) dès leur arrivée sur les lieux : où se garer, où décharger, où s'installer, où servir le cocktail, où installer la scène, où mettre en place le coin des enfants, etc.

ACCUEILLIR ET RENSEIGNER VOS CONVIVES

Si nécessaire, la coordinatrice guidera vos invités vers le parking, puis le lieu du cocktail, puis du dîner, et même, si besoin, jusqu’à leur place à table. Permettre à vos invités de se repérer et de circuler sans encombre vers les différentes étapes de la réception est une de ses priorités. Ainsi, si un feu d’artifice doit avoir lieu sur la terrasse ou un spectacle se tenir dans le hall, la coordinatrice aura à cœur de guider les mariés et leurs convives jusqu’aux différents lieux. De même, 

VEILLER A LA TENUE DU PLANNING

Avant le jour J, votre coordinatrice établira avec vous un planning de votre mariage. Simple et clair, il devra être possible à respecter, tout en laissant des moments de battement entre chaque étape de la journée. Ainsi, le jour venu, votre coordinatrice veillera, par exemple, à la bonne durée du cocktail et des séances photos, à l’heure du dîner et de l’ouverture de bal, mais aussi à respecter autant que possible les horaires des éventuelles animations (jeux, lâcher de papillons, feu d’artifice, etc)... En cas de retard ou d'imprévu, la coordinatrice pourra décider, par exemple, de décaler la séance photos avec les invités ou encore une animation, afin de déroger le moins possible à la bonne tenue du planning.

FAIRE LE LIEN ENTRE VOUS ET VOS PRESTATAIRES

Votre coordinatrice sera le relai entre vous et les intervenants de votre mariage. Ainsi, elle préviendra le photographe lorsque sa présence sera requise à tel ou tel endroit, donnera le ‘’top départ’’ pour l'ouverture du bar ou le débarrassage si besoin, préviendra le traiteur qu'un invité végétarien n'a pas été signalé au préalable et qu'une assiette spéciale doit lui être préparée en urgence, préviendra le DJ pour le lancement des musiques (entrée des mariés, service du gâteau, ouverture de bal...), rappellera à la mariée si besoin qu'il est temps pour elle d'aller se changer, etc...

GERER LES EVENTUELS IMPREVUS

Votre coordinatrice décidera du changement de plan en cas de mauvaise météo : modifier le lieu du cocktail et de la cérémonie laïque par exemple. Elle interviendra en cas d’invités perdus, de prestataires en retard, de surprise pour les mariés, etc. Elle prévoira pour vous des parapluies, une trousse à pharmacie, un nécessaire de couture en cas de malchance, un peu de maquillage pour d'éventuelles retouches, des mouchoirs, ou encore des pansements anti-ampoules (Vive les chaussures neuves !) Bref, votre coordinatrice aura à cœur que le mot ‘’imprévu’’ ne rime pas avec ‘’problème’’.  

ÊTRE AUX PETITS SOINS POUR VOUS

La coordinatrice aura à cœur de ne jamais vous perdre de vue trop longtemps, au cas où vous auriez besoin d’elle. Ainsi, elle vous débarrassera de ce qui pourrait ponctuellement vous encombrer : le dossier remis par le maire, le bouquet de la mariée quand ce sera nécessaire, les éventuelles attentions remises par vos invites. Elle vous proposera, si besoin, des rafraîchissements lorsque vous serez trop pris par vos convives ou par l’ambiance de la réception. Elle vous aidera, lors du shooting de couple, en plaçant correctement votre traîne ou vous fournissant les éventuels accessoires prévus au préalable... Bref, elle aura à cœur d’être là pour vous et de vous faciliter la vie tout au long de la journée.

VEILLER SUR VOTRE URNE

En plus d’indiquer à vos convives l'emplacement du livre d'or et de l'urne afin que chacun puisse y déposer sa contribution, la coordinatrice veillera, si nécessaire, à ce que votre urne ne reste jamais sans surveillance : Si le cocktail et le dîner ont lieu dans des espaces séparés, la coordinatrice fera en sorte que votre urne vous suive autant que possible, afin que vos convives puissent y avoir accès sans que personne ne puisse aisément dérober son contenu. (Néanmoins, si un vol devait toutefois survenir, votre coordinatrice ne pourrait être tenue pour responsable.)

VOUS PERMETTRE DE PROFITER PLEINEMENT DE VOTRE GRAND JOUR

Ce n'est pas vous que vos invités viendront questionner tout au long de la journée, ni après vous que vos prestataires chercheront au moindre besoin ou changement de programme… Vous serez sereins et aurez quelqu'un sur qui compter pour gérer les éventuels couacs.

Toutefois, vous devrez garder à l’esprit que votre coordinatrice n’est pas pour autant magicienne ! Elle n’est ni réparatrice de photobooth, ni maîtresse de la météo, ni électricienne, ni agent de sécurité… Elle n’empêchera pas votre Tata Jacqueline de se disputer avec sa belle-sœur ni votre cousin de trébucher sur une nappe… Elle ne pourra pas obliger votre magicien à honorer sa prestation s’il a une grippe le jour J, ni le feu d’artifice à être tiré sous une pluie battante… Oui, malheureusement, certains imprévus ne pourront pas être réglés par votre coordinatrice, aussi sérieuse et impliquée soit-elle. Mais, le cas échéant, dîtes-vous simplement que cela vous fera des anecdotes à raconter à vos enfants !