Les clés d'une surprise-party réussie

Vous souhaitez surprendre un proche pour son anniversaire, une fête prénatale ou l'obtention d'un diplôme par exemple ? On vous donne ici de précieuses instructions pour une surprise-party réussie.

FIXEZ UNE DATE 
Notre conseil : Choisissez un week-end ou une veille de jour-férié légèrement avant la date précise de l'anniversaire (ou si possible le jour-même). Ainsi, l’invité(e) d’honneur n’aura pas la désagréable impression d’avoir été oublie(e), et n’aura probablement pas déjà fêté son anniversaire de son côté. Autant que possible, prévoyez la fête et prévenez les invités suffisamment à l’avance afin que chacun(e) puisse se libérer et éventuellement s’organiser en conséquence (travail, déplacement, logement si besoin…).

CHOISISSEZ UN HORAIRE
Pour le choix de l’horaire de la fête, vous devrez vous poser plusieurs questions : S’agira-t-il d’une réception entre adultes, ou familiale avec enfants ? Vos invités auront-ils de la route pour rentrer après la fête ? Que préfèrerait l’invité(e) d’honneur ? Si la plupart de vos convives ont des enfants, ou un long trajet jusqu’au lieu de réception, ou encore si vous invitez plusieurs personnes âgées par exemple, il est peut-être préférable d’organiser un rassemblement en journée.

DEFINISSEZ UN BUDGET
Le budget que vous souhaiterez allouer à la fête définira notamment le nombre d’invités, mais aussi le type de lieu de réception et de repas, ainsi que les prestataires que vous engagerez. Faîtes vos comptes en amont et, si vous êtes plusieurs à financer l’événement, mettez-vous d’accord à l’avance sur un budget à ne pas dépasser. 
Puis, si besoin, trouvez des leviers d’économies : Louez du matériel de sonorisation plutôt qu’embaucher un DJ, prévoyez un appareil photo à disposition plutôt que louer un photobooth, optez pour un buffet (fait-maison si besoin) plutôt que faire appel à un traiteur avec maîtres d’hôtel, organisez la fête au domicile d’un proche plutôt que privatiser une salle ou un établissement…

CHOISISSEZ UN THEME
Le thème de la fête est également un choix important. Il devra impérativement plaire à l’invité(e) d’honneur, mais aussi, idéalement, à la plupart des invités. Pour vous aider dans ce choix, nous avons dédié un article à nos 10 thèmes de réceptions préférés.

DRESSEZ LA LISTE DES INVITES

Bien sûr, pensez à toutes les personnes que l’invité(e) d’honneur souhaiterait voir réunies en cette occasion particulière. Amis ? Collègues ? Parents ? Frères et sœurs ? Cousins et cousines ? La surprise n’en sera que plus grande et belle si vous parvenez à faire se déplacer des proches que l’invité(e) d’honneur n’a pas la chance de voir souvent. Explorez ses réseaux sociaux, son répertoire… tout ce qui pourra vous aider à dresser une liste complète et, pourquoi pas, surprenante.

TROUVEZ LE LIEU IDEAL
Selon votre budget, le type de fête que vous désirez et le nombre de convives attendus, choisissez le lieu de réception adéquat : Privatisez un bar ou un restaurant, louez une salle ou un domaine, réservez un gîte avec piscine pour une pool-party, ou encore organisez la fête chez un proche qui pourra accueillir tout-le-monde. Quoi qu’il en soit, dans votre sélection, pensez à ces éléments : la capacité d’accueil (nombre de personnes et donc de tables, de la place pour piste de danse si besoin, etc.), la facilité d’accès (idéalement en voiture comme en transports en commun, afin que le déplacement soit le plus commode possible pour tous) et le nombre de couchages sur-place si besoin.

ENVOYEZ LES INVITATIONS
Par voie numérique ou papier, une fois la liste des invités dressée, envoyez, en toute discrétion bien-sûr, des invitations aussi précises que possible : Indiquez-y la date, l’heure, le lieu, et surtout exprimez très clairement à tout-le-monde qu’il s’agit d’une fête SURPRISE et que la discrétion sera donc de mise jusqu’au grand jour. S’il existe une cagnotte pour un cadeau commun ou encore une urne sur-place le jour J, indiquez-le également, cela évitera les initiatives personnelles si un cadeau plus ambitieux est prévu.

CHOISISSEZ LE MENU
La restauration que vous choisirez pour votre surprise-party dépendra, bien sûr, de votre budget, des possibilités sur-place (Si vous privatisez un restaurant, la question du choix ne se posera qu’au sein du menu que vous proposera l’établissement.), mais également de l’ambiance que vous souhaitez pour votre fête : En effet, un repas chaud servi à table par des maîtres d’hôtel ne fera pas le même effet qu’un buffet mexicain, un barbecue géant ou un food-truck dans votre jardin ! De même, si vous planifiez une fête en après-midi, nul besoin de parler de repas salé, vous prévoirez alors une collation sucrée type buffet de mignardises ou de gâteaux divers, candy bar, gâteau d’anniversaire géant… Encore une fois, quoi que vous choisissiez, gardez toujours à l’esprit les goûts de l’invité(e) d’honneur !

PENSEZ AU GÂTEAU
Qui dit "anniversaire", ou "remise de diplôme" (ou autre événement important), dit bien sûr "gâteau". Encore une fois, basez-vous sur les goûts de l’invité(e) d’honneur pour sélectionner aussi bien le bon parfum que le bon design. Si vous souhaitez un gâteau sur-mesure, original, voire extraordinaire, on vous conseille de vous offrir les services d’un(e) cake-designer, qui saura vous fournir un gâteau 3D ou sculpté aussi beau qu’impressionnant.
Un autre type de gâteau qu’on adore, et que beaucoup de pâtissiers proposent aujourd’hui (sur-commande bien sûr) : le number cake. Une création souvent délicieuse et surtout très belle, en forme de nombre. Idéal pour représenter l’âge de l’invité(e) d’honneur ! 

PREVOYEZ DES ANIMATIONS
Pour une fête réussie, l’animation ne doit pas être laissée au hasard. Tout d’abord pensez musique ! Le choix de celle-ci dépendra, bien sûr, des goûts de l’invité(e) d’honneur, mais également du thème de la fête et de l’âge moyen des convives. Que vous optiez pour un orchestre, un DJ ou une playlist avec la sono adéquate, gardez bien à l’esprit qu’une partie de l’ambiance de la fête découlera entièrement de ce choix.
Et, si vous pensez que cela séduira l’invité(e) d’honneur, prévoyez quelques animations : Un coin photographies ou chacun pourra se déguiser et se faire tirer le portrait, un escape-game, des jeux musicaux type blind-tests ou karaoké, une murder-party, ou encore des jeux géants ou jeux d’extérieur que vous aurez préalablement loués…

PENSEZ AU(X) CADEAU(X)
On vous l’a dit, que vous laissiez chacun libre d’apporter son propre cadeau, ou que vous décidiez d’un cadeau commun, pensez à en avertir tous les convives ! En effet, si vous mettez en ligne une cagnotte pour acheter le présent en amont, ou si vous prévoyez d’installer une urne le jour J pour recueillir les dons en vue d’un voyage ou d’une dépense spéciale, chacun devra en être informé à l’avance.

IMAGINEZ ET INSTALLEZ LA DECORATION
Sublimez votre lieu de réception avec une décoration personnalisée, en accord avec votre thème. Notre conseil en la matière : Si le thème s’y prête, pensez aux fleurs ! Rien de tel que les fleurs pour magnifier le cadre d’une fête ! Et, si vous souhaitez une décoration sur-mesure et absolument réussie, faîtes appel à un décorateur d’événements qui saura s’adapter à vos souhaits et votre budget, comme Evariel (dans l’Oise et en Île-de-France).

ET ENFIN, FAITES VENIR L’INVITE(E) D’HONNEUR
Enfin, sans faire trop de mystères (ce qui pourrait aisément éveiller ses soupçons), trouvez un prétexte aussi banal que possible pour accompagner ou faire venir l’invité(e) d’honneur sur le lieu de la réception, une fois tous les convives arrivés et prêts à crier « SURPRIIIIIIIIIIISE ! »